Exact Online | Voys Partners

Combineer de maandelijkse export van Voys Partners met Exact Online en automatiseer de facturatie van je VoIP dienstverlening

Overzicht

Factureren kan een tijdrovende klus zijn. De facturatie van de diensten die je via Voys Partners aan je klanten levert, hebben wij zoveel mogelijk voor je vereenvoudigd. Met deze integratie kun je via een paar stappen eenvoudig maandelijks je klanten factureren vanuit je eigen boekhoudsysteem Exact Online.

Features

Facturatie binnen Voys Partners vindt altijd plaats op de eerste dag van de maand. We sturen je een inkoopnota met het verbruik van al jouw klanten. Daarnaast verwerkt Voys Partners voor al je klanten de verkooptarieven van alle gesprekken en diensten, conform het prijsplan dat elke partner zelf in de portal kan instellen. Na het verwerken van alle data, kunnen partners al in de loop van de ochtend voor zichzelf een facturatie-export maken. Ook kunnen wij geautomatiseerd deze export genereren en naar je mailen. Door de export te importeren in Exact Online, kun je je klanten eenvoudig maandelijks factureren vanuit je favoriete boekhoudsysteem.

Technisch

Voordat je de facturen kunt importeren in Exact Online, dienen er producten aangemaakt te worden in Exact Online. Dit is een eenmalige handeling. Daarna bepaal je de importdefinitie van het door Voys Partners aangeboden CSV-bestand en bouw je eenmalig een nieuwe factuurlay-out. Wanneer deze eenmalige instellingen gereed zijn, kun je eenvoudig maandelijks je ontvangen CSV-bestand uploaden in Exact Online en je klanten factureren.

Compatibiliteit

Voor deze integratie zijn geen aanvullende diensten nodig. Voys Partners zorgt er automatisch voor dat je maandelijks een CSV-bestand ontvangt met daarin de te factureren bedragen.

Configuratie instructie

Check onze wiki-pagina voor de algemene facturatie instructie.

Voorbereiding

Voordat je de facturen kunt importeren in Exact, dienen er producten aangemaakt te worden. In deze opzet maken we hiervoor 3 producten aan. Klik bovenin op “Verkoop” en druk onder de kolom “Artikelen” op “Aanmaken”.

Optioneel kun je ervoor kiezen om direct de juiste grootboekrekeningen toe te wijzen onder het kopje “Financieel”.
Let op: indien “Deelbaar” en “Verkoop” niet zijn aangevinkt, of als de datum “Actief vanaf” niet ver genoeg in het verleden ligt, zal de import mislukken.

Aanmaken importdefinitie

Klik boven in de grijze balk op de naam van je administratie en vervolgens op “Import/Export”. Kies onder “Methode” voor “CSV/Excel”, kies onder “Verkoop” op de regel “Verkoopfacturen” voor “Import” en kies voor “Anders gescheiden waarden”. Vul bij het scheidingsteken de puntkomma in en druk op “Volgende”. Klik vervolgens op de knop “Bladeren” en open het geëxporteerde CSV-bestand. Druk op “Nee”, daarna op “Aan een veranderende waarde” en vul bij “Kolom” het getal 2 in en klik “Volgende”. Match dan “Besteld door: Code” met “AR Number” gevolgd door “Volgende”.

Match als volgt:

• Druk op “Volgende”. Selecteer vervolgens in de kolom “Formaat” het formaat “1.000,00” en klik “Volgende”. Selecteer bij “Dagboek” het juiste dagboek en klik “Volgende”.
• Er zal een melding gegeven worden dat één of meerdere regels niet kunnen worden verwerkt.
• Dit komt omdat Exact de kopregel probeert te verwerken. Door deze aan te vinken zal deze worden uitgesloten.
• Klik “Volgende” aan en druk op “Importdefinitie overslaan”. Geef de importdefinitie en druk op “Klaar”.

Factuurlayout

Er is een aantal zaken benodigd voor een goede weergave van een factuur. De benodigde velden zijn:

• Binnen een artikelregel
• Artikelomschrijving
• Description
• Extra tekst
• Opmerkingen
• Currency symbol
• Net price
• Amount excl. VAT
• Factuurtotaal
• VAT amount
• Amount

Neem contact op met de partnermanagers voor een voorbeeldlayout in XML. Om deze te importeren druk je op de naam van je administratie en vervolgens op “Stamgegevens”. Druk onder het kopje “Lay-outs” op “Onderhoud” en vervolgens op de knop “Nieuw”. Klik op “Importeer een nieuwe lay-out van het bestand” en blader naar het XML-document.

Tarief

Aan deze integratie zijn geen extra kosten verbonden.

Integratiepartners